Organizacija događaja je oblast menadžmenta koja postaje sve popularnija na našim prostorima. Mnogi od nas su bili učesnici nekog događanja (u svojstvu publike), ali mali je broj onih koji su organizovali događaj. Da biste organizovali događaj neophodna su vam određena znanja, veštine i sposobnosti kako biste obezbedili nesmetan tok događaja i potencijalne rizike sveli na najmanju moguću meru. Zahtevi koji se postavljaju pred organizatora su mnogo veći nego što se obično misli. Svaki događaj (koncert, izložba, konferencija, proslava…) ne izgleda isto kad se posmatra iz ugla publike i iz ugla onoga ko ga organizuje. Ako nekada poželite da organizujete neko događanje, neka je u pitanju i najobičnija proslava, ovo su saveti koji vam mogu pomoći:
– Definišite svrhu, odnosno cilj, događaja koji organizujete. Šta je to što želite i imate da ponudite publici i koja su očekivanja potencijalnih posetilaca. Uradite mini istraživanje i procenite da li je organizovanje željenog događaja isplativo i da li bi privukao željenu publiku.
Ne zaboravite da je atraktivnost ponude ono što će privući ljude da se pojave na vašem događanju. To može biti lokacija održavanja događaja, vreme dešavanja (praznici, vikend…), cenjeni stručnjaci, popularni izvođači, sama materija izlaganja…
– Dobro organizovani događaji se ne dešavaju, oni se PLANIRAJU. Bez dobro i detaljno razrađenog plana velika je verovatnoća da vam događaj doživi fijasko. Okupite tim sa kojim ćete raditi na organizaciji i posvetite dosta vremena razradi adekvatnog, pre svega dostižnog i realnog, plana organizacije. Posmatrajte vaš događaj iz ugla publike tj. kao da ste vi posetilac istog. Ukoliko uočite neke propuste u planiranju ispravite ih na vreme. Ako organizujete veliko dešavanje (npr. kada očekujete više hiljada posetilaca) ne zaboravite da definišite krizne planove, kao i planove evakuacije i upravljanja masom.
Image courtesy of Simon Howden at FreeDigitalPhotos.net
Image courtesy of Simon Howden at FreeDigitalPhotos.net
– Organizacija događaja je oblast gde se može videti Marfijev zakon na delu. Očekujte neočekivano i znajte da ako nešto može krenuti naopako da će krenuti. Zbog toga morate biti fleksibilni i kreativni. Uvek morate imati spreman plan B, ukoliko plan A propadne.
– Brinite o bezbednosti članova tima, volontera i posetilaca. NIKADA ne pretpostavljajte da će mesto održavanja biti savršeno. Ne zaboravite da ste vi odgovorni za sve bezbednosne propuste na dešavanju. Ukoliko se neko povredi, a uzrok je vaš propust, možete se naći na sudu. Ako ne želite da se vaš događaj pamti u negativnom smislu, onda mislite i delujte proaktivno.
– Izaberite adekvatan datum za vaš događaj. Prilagodite vreme dešavanja ciljnoj grupi, kako biste imali što veću posećenost. Proverite da li se u željenom periodu organizuju ista ili slična dešavanja, kako se ne bi desilo da vam konkurencija odvuče deo publike.
– Obratite pažnju na ketering (ukoliko ste ga planirali). Najbolje je angažovati firme koje se bave keteringom (pojedine obezbeđuju i osoblje za posluživanje). Imajte na umu da posetioci/delegati na dešavanju ne vole dugo da čekaju kafu i posluženje.
– Program događanja zavisi od njegovog tipa i dužine trajanja, mada postoje i neka osnovna pravila koja važe za svako dešavanje. Dobro procenite koliko vremena je potrebno za svaku izvođačku tačku i obezbedite ga. Ne dozvolite da tempo događanja bude prespor ili prebrz, jer u oba slučaja posetioci gube interesovanje.
– Obezbedite proverene i interesantne predavače ili izvođače (zavisno od vrste događaja). Razmislite koliko će oni, kao i njihovo izlaganje/izvođenje, biti zanimljivi publici i da li će uspeti da je osvoje.
– Ne zaboravite da vaša KOMUNIKACIJA sa ciljnim grupama TRAJE KONTINUIRANO (pre, za vreme i nakon događaja) i da je pored planiranja jedan od najvažnijih zadataka ivent menadžera. Ovaj zadatak (ukoliko vi zbog obima posla ne stižete da ga obavljate kako treba) obavezno prepustite stručnom licu vašeg tima, koje se profesionalno bavi komunikacijama. Ako komuniciranje sa publikom zapostavite ili ga delegirate nedovoljno iskusnom licu rizikujete da vaš događaj ne ostvari postavljene ciljeve ili da doživi fijasko. Setite se Marfijevog zakona!
– Ako su vam potrebni sponzori definišite kakva vrsta sponzorstva vam je potrebna (novčano, robno…) i koja kompanija ili organizacija odgovara vašim potrebama, a nakon toga pronađite i kontaktirajte potencijalne sponzore.
Organizovanje događaja je dinamično zanimanje i zahteva od vas neprestan rad na sebi. Pored adekvatnog obrazovanja za ovo zanimanje vam je neophodno iskustvo. Ako želite da ga steknete prijavite se i volontirajte tokom organizovanja nekog događaja. S obzirom da je ovo jako zahtevna profesija naučite da se nosite sa pritiscima i rokovima, jer ćete u suprotnom “sagoreti”.
Izvor: Prototip
Autor: Snežana Subotić
Loading...
